Voli MICE: jet privati e charter per meeting, incentive, congressi ed eventi

Un volo MICE porta un gruppo aziendale a una riunione, a un viaggio incentive, a un congresso o a un evento con un aereo noleggiato per intero. Il gruppo parte e arriva insieme, all'orario fissato dal programma, anche verso destinazioni che i voli di linea non collegano direttamente.

Jet Privato, broker di aviazione d'affari con ufficio principale nel terminal Linate Prime di Milano, organizza questi voli per aziende, agenzie di eventi e organizzatori di congressi. Non abbiamo una flotta propria: per ogni gruppo scegliamo l'aereo adatto tra quelli di operatori certificati, dal jet d'affari per il consiglio di amministrazione all'aereo di linea per una convention di 180 persone.

• • Gruppi
  • da 8 a oltre 180 persone
• • Orari
  • decisi dal programma dell'evento
• • Partenze
  • anche da più città
• • Costo
  • calcolato anche a persona
• • Contratto e fattura
  • intestati alla società
• • Consulente
  • dedicato all'evento

Che cosa significa MICE e cosa cambia per il volo

MICE è la sigla di Meetings, Incentives, Conferences, Events. Le quattro parole indicano viaggi diversi, e a ognuno corrisponde un modo diverso di organizzare il volo:

L'Italia è uno dei primi mercati europei per congressi ed eventi. Alcuni numeri dell'Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi e della classifica ICCA, riferiti al 2025:

Quale aereo per quale gruppo

La scelta parte dal numero dei partecipanti e dalla durata del volo. Fino a 19 persone si vola su un jet d'affari, con cabina executive e imbarco dal terminal dell'aviazione d'affari. Per i gruppi più grandi si noleggia un aereo regionale o di linea riservato al gruppo.

Tra 15 e 30 persone le soluzioni possibili sono due: uno o due jet d'affari, più comodi e più rapidi a terra, oppure un aereo regionale, che costa meno a persona. In questi casi prepariamo le due offerte a confronto, con il costo per partecipante.

Quanto costa un volo MICE: prezzi per aereo e a persona

Il prezzo riguarda sempre l'intero aereo e comprende equipaggio, carburante, tasse aeroportuali e assistenza a terra. Nelle tabelle trova esempi di sola andata sulle rotte più richieste per incentive e convention, con il costo a persona quando tutti i posti sono occupati.

Fino a 19 persone: jet d'affari

Da 20 a 180 persone: aerei regionali e di linea

Sono prezzi indicativi. Per l'andata e ritorno si sommano le due tratte; l'IVA sui voli nazionali e, per i jet fino a 19 posti, l'imposta erariale sono indicate a parte. Il prezzo definitivo dipende dalla data, dalla base dell'aereo e dalla durata del soggiorno. I prezzi dei jet d'affari su molte altre rotte sono nella pagina Prezzi.

Un esempio: convention di tre giorni a Taormina per 48 persone

La rete vendita di un'azienda lombarda si riunisce in Sicilia da giovedì a sabato. Con un Embraer ERJ-145 da 50 posti noleggiato per il gruppo il viaggio si svolge così:

L'orario di partenza è stato fissato in base all'inizio dei lavori, quello del ritorno in base alla chiusura della convention: nessun partecipante deve partire il giorno prima o rientrare il giorno dopo.

Sta organizzando un evento e vuole un primo calcolo? Lasci il Suo numero: un consulente La richiamerà con le soluzioni possibili per il Suo gruppo.

Partenze da più città e arrivo alla stessa ora

Nelle aziende con più sedi i partecipanti partono da città diverse e devono arrivare insieme. Le soluzioni sono due, un aereo con una tappa oppure due aerei, e nell'offerta le mettiamo a confronto. Allo stesso modo organizziamo ritorni scaglionati e roadshow:

Il volo come parte dell'evento

In un viaggio incentive o in un lancio di prodotto l'esperienza comincia in aeroporto. Queste sono le personalizzazioni più richieste:

Dove si svolgono gli eventi in Italia e dove si atterra

Le principali sedi congressuali italiane e gli aeroporti che usiamo per raggiungerle:

Incentive all'estero: destinazioni, tempi di volo e documenti

Molte delle mete più richieste per i viaggi premio sono a meno di tre ore di volo dall'Italia; per le più lontane ne servono da quattro a nove. Per i cittadini italiani valgono questi documenti:

Quando prenotare

I tempi dipendono dalle dimensioni dell'aereo: un jet d'affari si trova in pochi giorni, un aereo di linea va fermato con mesi di anticipo.

Come organizziamo un volo MICE

Per inviare la richiesta può usare il modulo. Nelle note indichi il numero dei partecipanti e il tipo di evento.

Se il programma cambia

Charter per il gruppo o biglietti di linea

Non sempre il charter è la scelta giusta. Il confronto aiuta a decidere:

Le due soluzioni si possono combinare: un aereo noleggiato per il grosso del gruppo e alcuni biglietti di linea per chi parte da un'altra città o arriva in un altro giorno.

Contratto, fattura e imposte

Le agenzie di eventi e i tour operator che organizzano il viaggio per conto di un'azienda trovano le condizioni di collaborazione nella pagina dedicata alle agenzie di viaggio.

Calcolatore per i gruppi fino a 19 persone

Per i jet d'affari il calcolatore stima il prezzo dell'intero aereo: indichi gli aeroporti, la data e il numero di passeggeri. Per i gruppi più numerosi il prezzo dipende dall'aereo disponibile in quella data: ci invii la richiesta e riceverà un'offerta con il costo a persona.

La cifra è indicativa. Il calcolo e la ricerca dell'aereo sono gratuiti e non La impegnano.

Perché affidare a Jet Privato il volo del Suo evento

Dei voli aziendali e di gruppo si occupa in particolare Francesca Rossi, consulente per l'aviazione. Tutti i consulenti sono presentati nella pagina Il nostro team. Per le trasferte di squadre e società sportive c'è una pagina dedicata ai voli per atleti.

Il nostro team

Elena Conti

Direttrice Commerciale

elena.c@cepa.aero

Henry Richter

Responsabile del reparto aviazione

henry.r@cepa.aero

Emma Miller

Direttrice dello sviluppo

emma.m@cepa.aero

Marco Bianchi

Consulente senior per l'aviazione

marco.b@cepa.aero

Luca Romano

Broker aeronautico

luca.r@cepa.aero

Francesca Rossi

Consulente per l'aviazione

francesca.r@cepa.aero

Domande frequenti sui voli MICE

Gruppo e aereo

• • Che cosa vuol dire MICE?

  • È la sigla inglese di Meetings, Incentives, Conferences, Events: riunioni, viaggi incentive, congressi ed eventi. Un volo MICE è il volo che porta il gruppo a uno di questi appuntamenti, con un aereo noleggiato per intero.

• • Da quante persone conviene noleggiare un aereo?

  • Non c'è una soglia unica. Fino a 19 persone si noleggia un jet d'affari, quando contano il tempo e la riservatezza. Per i gruppi più numerosi il charter diventa conveniente a persona quando l'aereo è quasi pieno, quando manca il volo diretto o quando gli orari di linea costringerebbero ad aggiungere una notte in hotel.

• • Qual è il gruppo più grande che potete trasportare?

  • Con un solo aereo fino a circa 180 persone su un Airbus A320 o un Boeing 737-800, e oltre con un Airbus A321 o un aereo a doppio corridoio. Per gruppi ancora più grandi organizziamo più aerei con arrivo coordinato.

• • I partecipanti possono partire da città diverse?

  • Sì. Secondo la posizione delle città proponiamo un aereo con una tappa intermedia oppure due aerei che arrivano a pochi minuti l'uno dall'altro. Nell'offerta trova le due soluzioni con i rispettivi costi.

• • Si può personalizzare l'aereo con il logo dell'azienda?

  • Sì: poggiatesta, menu, omaggi sui sedili e annunci di bordo sono le personalizzazioni più semplici. Il logo sulla fusoliera è possibile sugli aerei di linea, con tempi e costi maggiori. Ogni intervento deve essere approvato dall'operatore.

Prenotazione e costi

• • Con quanto anticipo bisogna prenotare?

  • Per un jet d'affari bastano di solito pochi giorni. Per un aereo regionale fino a 70 posti servono da tre a sei settimane, per gli aerei più grandi due o tre mesi. In alta stagione e nei giorni dei grandi eventi conviene muoversi ancora prima.

• • Quanto costa a persona un volo MICE?

  • Dipende dall'aereo e da quanti posti sono occupati. Sulla rotta Milano - Ibiza, per esempio, si va da circa 1050 EUR a persona su un jet pesante da 14 posti a circa 260 EUR su un Embraer E190 da 100 posti, per la sola andata.

• • Entro quando serve la lista dei partecipanti?

  • Alcuni giorni prima della partenza, alla data indicata nel contratto. Servono nome, cognome, data di nascita, cittadinanza e documento. Le sostituzioni sono di norma possibili fino a poco prima del volo.

• • Cosa succede se il numero dei partecipanti cambia?

  • Entro la capienza dell'aereo il prezzo resta lo stesso. Se il gruppo cresce oltre i posti disponibili verifichiamo con l'operatore la disponibilità di un aereo più grande e Le comunichiamo la differenza di prezzo prima di confermare.

• • L'aereo resta a destinazione per tutta la durata dell'evento?

  • Per uno o due giorni di solito sì. Per soggiorni più lunghi rientra alla base e torna a riprendere il gruppo. Nell'offerta confrontiamo le due possibilità e indichiamo la meno cara.

• • Come viene fatturato il volo?

  • Con una fattura intestata alla società o all'agenzia, per l'intero aereo. Su richiesta aggiungiamo il costo per partecipante. Il trattamento fiscale dipende dal tipo di evento e va definito con il commercialista.

In aeroporto e a bordo

• • Dove si imbarca il gruppo?

  • I jet fino a 19 posti partono dal terminal dell'aviazione d'affari, dove basta arrivare 30 minuti prima. Per gli aerei più grandi l'accettazione avviene di norma nel terminal passeggeri, a un banco riservato: l'orario di ritrovo è indicato nel brief di volo.

• • Quanti bagagli può portare ogni partecipante?

  • Il limite dipende dalla stiva dell'aereo e viene indicato nell'offerta. Sugli aerei regionali e di linea c'è di solito posto per una valigia e un bagaglio a mano a persona; i materiali per l'evento vanno dichiarati in anticipo.

• • Quali documenti servono per un evento all'estero?

  • Nei paesi dell'Unione Europea e dell'area Schengen ai cittadini italiani basta la carta d'identità elettronica o il passaporto. Per Regno Unito, Marocco, Egitto ed Emirati Arabi Uniti serve il passaporto, con le autorizzazioni previste da ciascun paese. Se nel gruppo ci sono cittadini extra UE, verifichiamo i requisiti persona per persona.

• • Cosa succede se l'evento si prolunga?

  • Il decollo si può spostare, compatibilmente con l'orario di servizio dell'equipaggio, con lo slot e con l'apertura dell'aeroporto. Se sa già che la serata potrebbe allungarsi, lo indichi nella richiesta: fissiamo l'orario con un margine.

• • Si può fare una riunione o una premiazione durante il volo?

  • Sì. Sui jet d'affari più grandi c'è un tavolo da riunione; sugli aerei di linea si possono organizzare un saluto della direzione, una premiazione o la presentazione del programma, d'accordo con l'equipaggio.